Изменение сроков выплаты заработной платы: что нужно знать работодателям

Макс, директор небольшой компании и наш клиент, обратился к нам с вопросом об изменении сроков выплаты заработной платы. Он обнаружил, что текущая система выплат не совсем соответствует операционным потребностям компании, ему пришлось принять решение о внесении изменений.

«Мы стали сталкиваться с кассовыми разрывами: зарплаты выплачивались 10-го числа, поступления от клиентов приходили 12-го. Постоянно нервничали из-за невозможности выплатить сотрудникам деньги, которые негде было взять, поэтому мы приняли решение сменить даты выплат зп, чтобы снизить финансовую нагрузку»

Он решил разобраться, как можно оптимизировать процесс выплаты заработной платы, чтобы управление финансами стало более эффективным.

Можно ли менять сроки выплат?

Вопрос о возможности изменения сроков выплаты заработной платы является достаточно специфическим с точки зрения трудового законодательства.

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (статья 136), заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Это означает, что работодатель обязан установить четкие и предсказуемые сроки выплаты, которые не должны превышать 15 календарных дней с момента окончания расчетного периода.

В то же время, ТК РФ не запрещает изменение сроков выплаты заработной платы, но такие изменения должны соответствовать установленным нормам и не нарушать права работников.

Изменение дат выплаты заработной платы в соответствии с ТК РФ: порядок действий

Изменение дат выплаты заработной платы – это важное решение для любого работодателя. Оно требует не только организационных мер, но и строгого соблюдения трудового законодательства Российской Федерации.

Алгоритм действий при изменении дат выплаты:

1. Определение текущих дат выплаты. В первую очередь необходимо определить, каким документом установлены текущие даты выплаты заработной платы. Их могут регламентировать правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или индивидуальные трудовые договоры. С 2016 года не требуется указывать даты выплаты заработной платы в каждом из перечисленных документов, достаточно указать их в одном;
2. Внесение изменений. Если даты, указанные в правилах внутреннего трудового распорядка, меняются, то необходимо внести соответствующие изменения и в правила. При этом, возможно, потребуется уведомить работников и согласовать изменения с ними;
3. Процедура изменения коллективного договора. Если даты выплаты указаны в коллективном договоре, изменения должны быть проведены в соответствии с процедурой, установленной для заключения коллективного договора. Здесь уже обязательно согласование с профсоюзами или с представителями работников;
4. Индивидуальные трудовые договоры. Если даты выплаты заработной платы установлены в индивидуальных трудовых договорах, изменение должно быть согласовано с каждым работником по отдельности;
5. Юридическое обоснование. Все изменения должны быть юридически обоснованы и не должны нарушать нормы трудового законодательства.
6. Документация и уведомление. После внесения изменений необходимо обновить соответствующие документы и уведомить заинтересованные стороны о новых сроках выплаты.

Изменение дат выплаты зарплаты в компании, если они предусмотрены в ПВТР

Если даты выплаты заработной платы уже установлены в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), необходимо внести изменения в этот локальный нормативный акт. Обычно ПВТР утверждаются приказом руководителя организации. Следовательно, изменения также должны быть утверждены приказом.

Если в вашей организации есть профсоюзная организация, то для внесения изменений в ПВТР требуется учесть мнение ее участников в соответствии со статьей 372 Трудового кодекса РФ. Процедура запроса мнения профсоюза регламентирована законом.

В случае отсутствия первичной профсоюзной организации в организации изменения в ПВТР не требуют согласования с работниками.

Однако после внесения изменений необходимо ознакомить работников с обновленным документом и получить их подпись о принятии к сведению (согласно части 3 статьи 68 ТК РФ).

Если ПВТР являются приложением к коллективному договору, процедура внесения изменений будет определяться правилами изменения коллективного договора.

Изменение дат выплаты заработной платы, если они установлены в трудовом договоре

Если даты выплаты зарплаты прописаны в трудовом договоре, необходимо внести изменения путем заключения дополнительного соглашения.

Согласно общему правилу, условия трудового договора могут изменяться по соглашению сторон (ст. 72 Трудового кодекса РФ). Поэтому сотрудникам будет предложено подписать дополнительные соглашения об изменении сроков выплаты заработной платы. В большинстве случаев такие формальные изменения не вызывают затруднений у работников и принимаются без проблем.

Следует учитывать, что изменить условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только в случае организационных или технологических изменений (часть 1 статьи 74 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации такие изменения не имеют места, поэтому условия трудового договора могут быть изменены только с согласия работников.

Важно отметить, что включение условий о сроках выплаты заработной платы в трудовой договор не всегда является целесообразным решением. Рекомендуется оставлять эти детали только в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), что позволит работодателю гибко управлять процессом выплаты заработной платы.

Как не нарушить периодичность выплаты зарплаты

Для того чтобы избежать нарушения периодичности выплаты заработной платы при изменении сроков, следует учесть несколько рекомендаций.

Как было отмечено ранее, согласно требованиям Трудового кодекса РФ, заработная плата должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца. При внесении изменений в сроки выплаты, например, переходе с 16 числа текущего месяца на 20 число и с 1 числа следующего месяца на 5 число, может возникнуть однократное нарушение этой периодичности.

Для предотвращения нарушения и возможных юридических последствий, рекомендуется ввести промежуточную дату выплаты, которая компенсирует изменение сроков.

Пример, как предотвратить нарушение:
К нам обратился клиент, который хотел изменить сроки выплаты. Но он столкнулся с такой ситуацией: при изменении сроков нарушалась периодичность выплаты зарплаты и соответственно шло однократное нарушение закона. Для предотвращения нарушения мы предложили следующее решение.
После выплаты зарплаты за вторую половину июля 2024 года, осуществленной 1 августа 2024 года, для поддержания соответствия законодательству и избегания однократного нарушения периодичности, было решено запланировать следующую выплату на 20 августа 2024 года. Таким образом мы ввели промежуточную дату выплаты.

Это позволяет сохранить соответствие требованиям трудового законодательства о выплате не реже, чем каждые полмесяца.

Важно отметить, что нарушение периодичности происходит только в случае, если заработная плата выплачивается реже, чем каждые полмесяца. Если же выплаты происходят чаще – например, три раза в месяц – требования закона соблюдаются, и нарушения нет.

Заключение

Изменение сроков выплаты заработной платы – это ответственный процесс, требующий внимательного подхода и компетентного управления. Подведение итогов внесенных изменений играет ключевую роль в оценке их влияния на бизнес и сотрудников, а также в определении долгосрочных выгод для компании.

Правильно внедренное изменение сроков выплаты заработной платы приносит значительные выгоды как для компании, так и для ее сотрудников.

Для компании это оптимизация финансовых потоков, снижение административных затрат и повышение прозрачности процессов управления.

Для сотрудников стабильные и предсказуемые сроки выплаты зарплаты обеспечивают уверенность и удовлетворенность. Также снижается финансовый стресс и появляется возможность лучше планировать личные траты.

После внедрения изменений необходимо ввести систему регулярного мониторинга и оценки эффективности новых сроков выплаты. Это позволит оперативно выявлять и устранять возможные проблемы, адаптируя процессы в соответствии с потребностями компании и сотрудников.

Роль бухгалтерского аутсорсинга

Внедрение изменений в сроки выплаты зарплаты требует значительных ресурсов и компетенций. Бухгалтерский аутсорсинг может эффективно поддержать компанию в этом процессе, обеспечивая профессиональное управление и сокращая административные барьеры.

Профессиональные аутсорсинговые компании:

• предоставляют экспертные консультации по оптимизации графика выплат;
• помогают с подготовкой необходимых документов и уведомлений для сотрудников;
• управляют переходным периодом, минимизируя риски и обеспечивая надлежащую поддержку.

Бухгалтерский аутсорсинг становится надежным помощником для компании, в которой происходят изменения сроков выплаты заработной платы. Он дает организации возможность сосредоточиться на ее стратегических целях и развитии.