8 918 550 50 74
г. Ростов-на-Дону,
пер. Доломановский, д. 55а
пер. Доломановский, д. 55а
8 918 550 50 74
В компании каждая копейка на счету, поэтому оптимизация затрат становится не просто желательной практикой, а жизненно необходимой стратегией для организаций любого размера и отрасли. Независимо от того, работает предприятие в сфере производства, услуг или торговли, грамотное управление затратами напрямую влияет на его прибыльность и конкурентоспособность.
Введение эффективных методов оптимизации расходов позволяет не только сократить издержки, но и более рационально использовать ресурсы, что в конечном итоге повышает финансовую устойчивость компании.
В нашей статье мы дадим полезные советы руководителям, как сократить общие расходы, а также как избежать больших затрат на развитие персонала и производство.
Если у вас несколько филиалов, и каждый из них закупает товары самостоятельно, теряется возможность получить значительную скидку от поставщика. Центральный подход к закупкам позволяет снизить стоимость сырья на 8%. Объединяя заказы в один крупный, можно договориться с поставщиком на более выгодных условиях.
Компании все чаще стали пересматривать свои цепочки поставок, убирая из них ненужных посредников. Это помогает сэкономить и сделать процессы более прозрачными. Зачем платить лишним звеньям, если можно работать напрямую?
Непростая задача – оценить, насколько выгодна сделка с новым поставщиком, особенно когда в игру вступают разные ставки НДС. Например, можно выбрать поставщика на упрощенке или с общей системой налогообложения. И хотя цена у одного может быть ниже, это не всегда означает, что сделка будет более выгодной в итоге.
Хеджирование помогает компании минимизировать влияние валютных и товарных рисков на стоимость запасов. Например, можно использовать такие финансовые инструменты, как валютные форварды, валютные коллары или товарные свопы. Это позволяет защитить себя от неожиданных колебаний курсов и цен.
Система «5С» помогает избавиться от лишних действий, которые снижают производительность. В логистике, например, это может означать оптимизацию маршрутов сотрудников внутри склада.
Система состоит из пяти шагов: сортировка, порядок, уборка, стандартизация и поддержание достигнутого результата. Офисные сотрудники тоже могут применять «5С», чтобы держать в порядке рабочее место и находить способы его улучшения.
Проработав процессы взаимодействия с поставщиками, можно найти дополнительные возможности для экономии. Например, договориться о хранении страхового запаса упаковочных материалов прямо на складе поставщика. Это не только экономит место, но и позволяет быстрее реагировать на изменения в спросе.
В целях экономии многие компании сокращают штат бэк-офиса, передавая такие функции, как курьерская доставка, офисное управление и бухгалтерское обслуживание, на аутсорсинг. Это позволяет сократить затраты на персонал и сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах. В транспортных компаниях, например, часть дорогих доставок также передается посредникам, что помогает сэкономить на логистике.
Сегодня многие компании, которые решили экономить, начали пересматривать свою оргструктуру, чтобы найти и устранить дублирующие функции и лишние позиции. Обычно больше всего возможностей для экономии скрыто на стыке обязанностей между разными подразделениями.
Вместо того чтобы нанимать новых людей, компании перераспределяют существующий объем работы среди текущих сотрудников, опираясь на их эффективность. Это помогает избежать лишних расходов на зарплаты.
Многие компании пересматривают системы бонусов, разделяя KPI на две категории: те, что жизненно важны в условиях кризиса, и второстепенные. Второстепенные показатели проще исключить из системы мотивации, что помогает сэкономить. Однако важен рациональный подход: не следует серьезно ограничивать возможности заработка для сотрудников, это может плохо сказаться на репутации компании и выйти в копеечку.
В последнее время компании все чаще внедряют программы обмена опытом и наставничества. Это не только повышает взаимозаменяемость сотрудников, но и позволяет сэкономить на дорогостоящем обучении.
Чтобы снизить трудозатраты сотрудников, компании меняют расположение стеллажей на складе или оборудование в цеху.
Компании не готовы полностью отказаться от обучения персонала, но ищут более экономичные способы. Вместо покупки дорогих программ они выбирают короткие и недорогие онлайн-курсы по конкретным навыкам. Еще один способ сэкономить – создать базу знаний внутри компании. Это не только снижает затраты на обучение, но и гарантирует, что средства не будут потрачены на обучение, которое вряд ли пригодится сотрудникам.
Вместо того чтобы просто списывать бракованные товары и накапливать излишки на складах, многие компании предпочитают продавать эти ТМЦ со скидкой. Это помогает освободить складские площади и получить хоть какую-то прибыль.
Чтобы снизить себестоимость продукции, компании постоянно ищут способы улучшить производственные процессы. Например, они пересматривают нормативы расхода сырья или повышают производительность труда, что в итоге помогает выпускать продукцию дешевле.
При планировании производства важно понимать, какие товары приносят наибольшую прибыль. Для этого компании используют ABC-анализ, который позволяет ранжировать товары по их вкладу в общую прибыльность. Это помогает точнее прогнозировать спрос и оптимизировать запасы.
Часто бывает, что при расчете потребности в новых закупках не учитываются товары, которые уже в пути. Решение – перейти на расчет потребностей с использованием товарного календаря, где ежедневно или еженедельно прогнозируются выбытия и поступления ТМЦ, включая товары на ответственном хранении и консигнационных складах.
Сокращение номенклатуры закупаемых материалов и увеличение объемов закупок оставшихся позволяет получить более выгодные условия от поставщиков. К примеру, за счет скидок за объем можно существенно снизить затраты.
Чтобы оптимально распределять дефицитные ресурсы, некоторые компании используют теорию ограничений. В этом подходе больше ресурсов выделяется на производство самых маржинальных и быстро оборачиваемых товаров. По мнению специалистов, внедрение этого метода занимает около шести месяцев, но результаты стоят того.
Вместо покупки новых деталей компании все чаще предпочитают ремонтировать старые, если технический износ позволяет это сделать. Современные технологии ремонта позволяют сэкономить до 15% затрат, что является существенным плюсом для производственного бюджета.
Поскольку оптимизация управления затратами – тема животрепещущая, мы рассчитываем, что наши советы хотя бы частично оказались для вас полезными. А во второй части статьи мы расскажем о том, как сокращаются административные расходы, затраты на логистику и продажу.
Компании активно оптимизируют маршруты своих транспортных средств. Для этого они все чаще используют искусственный интеллект, который помогает правильно спланировать последовательность доставки, учитывая загруженность дорог и время на разгрузку. Некоторые компании отказываются от маршрутов с низкой загрузкой и переходят на дифференцированные тарифы за километр, где цена зависит от количества паллет в машине.
Чтобы не допускать роста неликвидных запасов, компании включают в KPI руководителей отделов продаж показатель доли неликвидов на складе. Это не только помогает сократить количество «мертвого» товара, но и стимулирует сотрудников наращивать выручку.
XYZ-анализ помогает разделить товары по оборачиваемости и точнее оценить, когда и сколько запасов нужно пополнить. Это позволяет высвободить оборотные средства и сократить расходы на хранение.
Маршрутизаторы на транспортных средствах позволяют в реальном времени отслеживать местоположение заказа с помощью GPS. Специальное ПО на базе искусственного интеллекта анализирует данные и выявляет закономерности, которые затем используются для оптимизации будущих маршрутов.
При сравнении предложений разных поставщиков компании учитывают не только цену, но и расходы на хранение товаров до их отправки в производство или продажи. Для этого рассчитывают средние расходы на хранение единицы продукции в день и сопоставляют их с предлагаемыми скидками. В зависимости от специфики бизнеса, можно использовать различные единицы измерения, например, кубометры сырья.
Многие компании распределяют маркетинговые расходы равномерно, что может скрывать убытки от неудачных кампаний. Чтобы этого избежать, лучше проводить оптимизацию затрат и анализировать их по каждому рекламному каналу отдельно. Это позволит четко видеть, где деньги работают, а где нет.
В кризисные времена компании предпочитают сосредоточиться на удержании существующих клиентов, а не на привлечении новых. Поэтому они отказываются от дорогостоящих маркетинговых решений, таких как имиджевые выставки, билборды и телереклама. Если невозможно точно рассчитать возврат на инвестиции (ROI), такие расходы лучше отложить.
Часто самые прибыльные клиенты – это те, с кем не велись длительные переговоры. Их лояльность обеспечивается гибкими ценами и готовностью продавца взять на себя часть затрат на логистику. Чтобы избежать переплат по премиям коммерсантам, компании сопоставляют представительские расходы с данными о продажах, удовлетворенности клиентов и рентабельности товаров. Такой подход позволил некоторым компаниям сократить расходы до 40%.
Компании все чаще анализируют необходимость командировок. Если сотрудник, включая топ-менеджера, не может четко объяснить цель поездки и ее влияние на бизнес, такие расходы просто не утверждаются.
Клиенты не всегда выполняют условия для получения скидок, например, не выбирают годовой объем продукции. Чтобы избежать неоправданных скидок, компании все чаще предлагают скидки только за предоплату.
Чтобы получить скидку за объем товара, компании стремятся объединить все закупки у одного поставщика в один пакет. Иногда закупки разных товаров проходят по разным договорам, и этот ресурс не используется. А ведь крупные заказы могут принести значительные скидки.
Удержание старого клиента обходится компании в три раза дешевле, чем привлечение нового. Поэтому важно следить, чтобы маркетинговые расходы соответствовали продажам и плановой марже. Используя юнит-экономику, компании могут увидеть реальную прибыль от каждой маркетинговой активности и своевременно отключить неэффективные каналы.
Эффективность маркетинговых каналов может быстро меняться, особенно в условиях кризиса. Поэтому переоценку маркетинговых расходов лучше проводить не реже, чем раз в две недели, чтобы минимизировать затраты и получить максимальный эффект.
Компании активно переходят на цифровые решения для бэк-офиса, и одним из лучших вариантов является электронный документооборот. ЭДО позволяет сократить расходы на сбор и обработку документов в разы, делает рабочие процессы быстрее и эффективнее.
Чтобы сократить расходы на аренду, компании анализируют, насколько эффективно используется пространство. Выясняют, сколько реальных рабочих мест необходимо, и какое количество площадей можно считать избыточными. Если переговорные комнаты используются редко, можно перейти на почасовую аренду. Еще один вариант экономии – перевод сотрудников на удаленную работу или внедрение гибридного формата.
Компании сокращают расходы на командировки, отказавшись от услуг посредников. Теперь сотрудники самостоятельно ищут и бронируют гостиницы и билеты, что помогает избежать лишних наценок. Также при планировании поездок компании стараются выбирать более выгодные даты и цены.
Компании централизуют подписку на газеты и журналы для всех сотрудников группы. Проведя инвентаризацию источников информации, можно сэкономить на стоимости подписки, приобретая издания централизованно или покупая несколько экземпляров одного журнала для разных отделов.
Установка датчиков движения в общих зонах, коридорах и на лестницах позволяет значительно сэкономить на освещении. Свет включается только тогда, когда кто-то находится в помещении, что помогает избежать ненужных трат на электричество.
Чтобы не платить за воду, газ и электричество, которые потребляют другие арендаторы, компании устанавливают индивидуальные счетчики. Это позволяет платить только за свои ресурсы, что особенно важно в арендованных помещениях. Хотя это обязанность арендодателя, компании часто берут инициативу на себя, чтобы избежать переплат.